Mengelola Rapat/ Pertemuan

Menurut Kamus Bahasa Indonesia edisi ke-2 terbitan balai pustaka, Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu sidang majelis

Etika komunikasi oleh Samsil Rambe : Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati / disetujui bersama.

Surat menyurat dan komunikasi menurut Cut Rozanna : Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah menyangkut kepentingan bersama.

Rapat adalah pertemuan yang dilakukan orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan atau memecahkan suatu persoalan mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama.

Tujuan Rapat :

•          Untuk memecahkan suatu masalah.

•          Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

•          Sebagai alat koordinasi

Jenis-jenis Rapat

Berdasarkan Tujuan

• Rapat Penjelasan
• Rapat Pemecahan Masalah
• Rapat Perundingan

Berdasarkan Sifat

• Rapat Formal
• Rapat Informal
• Rapat Terbuka
• Rapat Tertutup

Berdasarkan Jangka Waktu

• Rapat Mingguan
• Rapat Bulanan
• Rapat Semester
• Rapat Tahunan

Berdasarkan Frekuensi

• Rapat Rutin
• Rapat Insidental

Berdasarkan Nama

• Rapat Kerja
• Rapat Dinas
• Musyawarah Kerja

Syarat-Syarat Rapat

• Persiapan Rapat

• Pelaksanaan Rapat

Persiapan Rapat

• Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat
• Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun
• Penentuan Tempat
• Akomodasi
• Konsumsi
• Media/Peralatan

Pelaksanaan Rapat

• Suasana Rapat berlangsung terbuka
• Peserta Rapat berpartisipasi aktif
• Adanya kendali dari ketua rapat
• Hindarkan debat kusir
• Bahasa harus komunikatif
• Hindarkan monopoli ketika berbicara
• Adanya keputusan dan kesimpulan rapat
• Adanya Notulen
• Acara Rapat
• Media Rapat
• Waktu

Unsur-unsur rapat

v  Tujuan Rapat

v  Masalah yang akan dibicarakan

v  Pemimpin Rapat

v  Peserta Rapat

v  Media Rapat

v  Notulis

Tujuan Rapat

q  Untuk memecahkan suatu masalah.

q  Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

q  Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.

Masalah yang akan dirapatkan

Permasalah meliputi permasalahan ringan, sedang dan berat yang memerlukan penanganan dengan sesegera mungkin dan ada pula yang dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi adapula salah satu cara dengan mengadakan rapat.

Pemimpin Rapat

1. Tipe otoriter
2. Tipe demokratis
3. Tipe laissez-faire

Peserta Rapat

1. Sifat atau karakter peserta rapat

    1) Tipe pemersatu

    2) Tipe perantara

    3) Tipe pendengar

    4) Tipe pemberi semangat

    5) TIpe inisiatif

    6) Tipe pemberi informasi

    7) Tipe penyerangan

b. Fungsi peserta rapat

    1) Sebagai penyumbang pendapat

    2) Sebagai penyimpul

    3) Sebagai penyumbang data

    4) Sebagai penerima hasil keputusan

    5) Sebagai pembantu pemimpin

Media Rapat

1. Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board
2. Lampu penerangan
3. Flip chart
4. Sound system
5. Alat tulis
6. OHP, komputer dll,.

Notulis adalah seseorang yang menulis  Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat.

Teknik Penyelenggaraan Rapat

1. Persiapan rapat

·         Persiapan administrasi

• Persiapan ruangan
• Persiapan akomodasi konsumsi
• Kesehatan dan keamanan

2. Pelaksanaan Rapat

• Pembukaan rapat
• Pembagian tugas
• Rapat kelompok
• Rapat pleno
• Perumusan
• Reproduksi

3. Pelaporan

• Pelapor
• Penerima laporan
• Bahan yang dilaporkan

4. Sarana Komunikasi/bahasa

      Paragraf yang runtut

      Kalimat yang efektif

Keperluan Rapat

1.       Bahan

v  Notula yang merupakan hasil dari rapat sebelumnya

v  Makalah yang akan dibahas dalam rapat

v  Peraturan-peraturan yang diperlukan

v  Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah, media cetak/elektronik.

2. Alat Tulis dan Perlengkapan

• Pensil, Bolpoin, Penghapus
• Map beserta isinya yaitu, kertas HVS, Jadwal rapat, dokumen –dokumen sehubungan dengan masalah yang akan dibahas untuk dibaca para peserta rapat
• Komputer/Laptop
• Sound System
• Overhead Proyektor (OHP)
• Video
• Tape Recorder
• White Board
• Camera

3. Akomodasi

• Hotel/Penginapan
• Transportasi
• Makanan dan Minuman

Macam-macam Tata Ruang Rapat

v  Perencanaan Cahaya

Cahaya Penerangan yang cukup merupakan pertimbangan yang penting dalam tata ruang kantor. Kerugian dari kurangnya cahaya menimbulkan ketegangan otot, kelellahan mata, serta kesalahan dalam bekerja, karena suksesnya pekerjaan kantor memerlukan penerangan cahaya yang baik.

v  Perencanaan Warna

Warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisien kerja para pegawai dan warna akan mempengaruhi perasaan serta pikiran. Maka seharusnya kita menggunakan warna yang sesuai, tepat, dan baik agar kantor tampak menarik dan menyenangkan.

        Para ahli membedakan tiga warna pokok :

•          Warna merah menggambarkan panas dan kegembiraan

•          Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf agar menimbulkan perasaan riang gembira

•          Warna biru merupakanwarna langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman.

v  Perencanaan Udara

Mengatasi udara yang panas dan lembab itu perlu memperhatikan :

Ø  Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC.

Ø  Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja.

Ø  Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.

v  Penataan Suara

Suara-suara bising dan gaduh dapat menggangu konsentrasi kerja karena dapat menggangu pikiran orang yang bekerja sehingga mempengaruhi hasil kerjanya. Untuk mengatasinya, diantaranya:

• Langit-langit/dinding ruangan menggunakan lapisan penyadap suara.
• Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat.
• Lantai ruangan diberi alas dari bahan yang tidak banyak mengeluarkan suara.

MACAM-MACAM  FORMASI  RAPAT

v  Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U” dengan posisi pimpinan rapat berada di barisan paling depan

v  Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan

v  Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan berada di depan

v  Dan lain sebagainya

Teknik Menyusun Undangan Rapat

1.       Surat Undangan Resmi

Surat Undangan yang dibuat oleh suatu organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar orang-orang atau Organisasi yang diundang dapat menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak yang mengundang. Contoh : Undangan Rapat dinas

2.       Surat Undangan tidak resmi

Surat Undangan yang dibuat oleh perorangan mewakili dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh yang mengundang. Contoh : Undangan Pernikahan, Khitanan, dan Syukuran.

3.       Surat Undangan Setengah Resmi

Surat Undangan yang dikeluarkan oleh suatu Organisasi untuk acara yang bersifat tidak resmi. Contoh : Halal bihalal dan Ulang tahun Perusahaan

Syarat Penulisan Bahasa Surat

v  Nada bahas surat harus tepat

   - Hindari kata-kata atau kalimat majemuk       

   - Perhatikan aturan tata bahasa

   - Terapkan sopan santun penulisan bahas surat yang lazim

v  Penggunaan Kalimat Sederhana

- Susunan Kata yang teratur yang menyatakan suatu pengertian. Kalimat yang dikehendaki singkat tetapi padat dan jelas serta bertata bahasa yang benar, tidak panjang atau berulang-ulang, sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

v  Rumusan Isi Surat

    Isi Surat harus jelas dan sopan yang dirumuskan secara singkat dibagian hal atau perihal.

v   Kejelasan Makan

 - Hindari Pemakaian kata/istilah yang kurang lazim (tidak umum) dan kalimat yang berbelit-belit.

- Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang sederhana dan ungkapan yang wajar, serta tulisan yang jelas dan benar.

- Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta gunakan singkatan yang sudah biasa dipakai

   Pengaturan Alinea

q   Untuk Mengetahui dari Instansi  mana surat tersebut dikirimkan.

q   Untuk mengetahui kota, tanggal, bulan, dan tahun surat dikeluarkan.

q   Untuk mengetahui tentang atau perihal surat dikirimkan

q   Untuk mengetahui maksud, tujuan, dan keinginan pengirim.

q   Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat.

q   Untuk mengetahui mungkin ada dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.

Teknik menyusun agenda dan acara rapat

Teknik

v   Pengetahuan dan kepandaian   membuat  sesuatu

v   Cara sistematis mengerjakan sesuatu

Agenda

v   Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun

v   Masalah yang akan dibicarakan di dalam rapat

Acara

   Hal/pokok yang akan dibicarakan  (dalam rapat dan perundingan)

Rapat

v   Pertemuan untuk membicarakan sesuatu

v   Sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi

                Yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat :

Ø  Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan

Ø  Mengetahui tema dan tujuan rapat

Ø  Mengetahui keadaan calon peserta rapat

Ø  Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat

Ø  Mengetahui peralatan yang akan digunakan

Ø  Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat

Ø  Mengetahui keadaan ruang rapat

Ø  Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman

Ø  Mengetahui tata tertib rapat

Yang harus diperhatikan dalam menyusun acara rapat :

Ø   Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan

Ø   Urutan acara rapat terdiri dari :

1.       Pembukaan

2.       Pengarahan dari pemimpin rapat

3.       Pelaksanaan rapat

4.       Pembawa acara membacakan hasil rapat

5.       Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan

6.       Mengetahui tema dan tujuan rapat

7.       Mengetahui keadaan calon peserta rapat

8.       Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat

9.       Mengetahui peralatan yang akan digunakan

10.   Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat

11.   Mengetahui keadaan ruang rapat

12.   Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman

13.   Mengetahui tata tertib rapat

Teknik Membuka rapat

• Kalimat pembuka harus menarik
• Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat
• Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas
• Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan
• Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik perhatian para pendengar
• Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik :

    - Penggunaan data

    - Anekdot

    - Membuat Pertanyaan

    - Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa

    - Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci

Teknik Menutup Rapat

Ø  Menyusun ringkasan atau kesimpulan

                Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topik yang telah dibahas.

Ø  Kalimat Penutup

                Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu :

- Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat.

- Berisi anjuran kepada pendengar

                - Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar

                 - Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa

                 - Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.

Teknik Memimpin Rapat

                Sikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang pemimpin rapat, antara lain :

v  Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas

v  Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan jalannya rapat

v  Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur, berwibawa, dan tegas

v  Pemimpin rapat harus harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat

v  Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat

v  Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan

v  Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan

Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai berikut :

v  Pertanyaan Langsung

v  Pertanyaan Umum

v  Pertanyaan Terbuka

v  Pertanyaan Mengembalikan

v  Pertanyaan dipindahkan

v  Pertanyaan Faktual

v  Pertanyaan Retoris

v  Pertanyaan Penghargaan

v  Leading Question

Tata Tertib Rapat

Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara lain sebagai berikut :

1. Peraturan sebelum rapat dimulai

a. Peserta rapat hadir tepat waktu

b. Peserta rapat mengisi daftar hadir

c. Peserta rapat membawa perlengkapan atau peralatan sesuai dengan isi surat undangan

d. Bila tidak dapat hadir ada pemberitahuan

e. Mengenakan pakaian sesuai dengan pemberitahuan dalam surat undangan

2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan

a. Mematuhi aturan main rapat yang telah  ditentukan

        b. Tata tertib berbicara, bersikap

         c. Tata tertib bertanya

        d. Tata tertib mengerjakan tugas perorangan/kelompok

 e. Tata tertib istirahat/makan/minum

3. Peraturan pada saat selesai rapat

    a. Bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu

     b. Mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya

Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat

v  Pengertian Notula

Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

v  Macam-macam notula

- Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara kata demi kata dari seluruh pembicaraan dalam rapat tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.

 - Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang  pembicaraan dalam rapat

Fungsi Notula

• Sebagai dokumen dan alat bukti
• Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir
• Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
• Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
• Sebagai dokumen
• Sebagai alat untuk rapat semu

• Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi atau yang menyelenggarakan rapat.

•  Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan berakhirnya rapat
•  Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa
•  Pemimpin dan notulis rapat
•  Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir
•  Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan dari pemimpin rapat

•  Susunan acara rapat
•  Ringkasan jalanya rapat
•  Hasil rapat
•  Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat
•  Catatan khusus
•  Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat