KESEKRETARISAN

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

1. Ruang Lingkup

Ø  Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.

Ø  Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.

Ø  Menyelenggarakan rapat-rapat.

Ø  Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan

B. Tugas Administratif Kesekretariatan

o        Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.

o        Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi

o        Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).

C. Fungsi

ü  Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen

ü  Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.

ü  Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan

ü  Sebagai pusat dokumentasi

Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi

      Peran Strategis

      Peran Teknis

      Peran Pendukung

Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris

1. Syarat Pengetahuan
2. Syarat Keterampilan
3. Syarat Kepribadian

Ruang Lingkup Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.

Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

1. Menerima tamu
2. Menerima telepon
3. Mengambil dikte dan melatinkan
4. Menyimpan surat

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan :

1. Tugas-tugas yang bersifat rutin
2. Tugas-tugas khusus
3. Tugas-tugas yang bersifat kreatif
4. Melakukan hubungan dan kerja sama

Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

PENGEMBANGAN DIRI SEORANG SEKRETARIS

1. Arti dan Pentingnya Pengembangan

Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :

1. Pre Service Training

                Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi :

1. Pendidikan formal yang diselenggarakan umum.
2. Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja.

2.   In Service Training

                Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.

B. Tujuan Pengembangan Sekretaris

Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal :

1. Menambah pengetahuan
2. Menambah keterampilan
3. Merubah sikap

C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan

Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu :

1. Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien.
2. Kepribadian yang menarik
3. Kemauan untuk bekerja.

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :

      Tugas-tugas Rutin

      Tugas-tugas Khusus

      Tugas-tugas Istimewa

      Tugas-tugas Resepsionis

      Tugas Keuangan

      Tugas Sosial

      Tugas Insidental

      Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting

PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS

“ Tutup Mulut Rapat – Rapat

Pasang Mata Awas – Awas

Buka Telinga Lebar – Lebar”

SEKRETARIS HARUS MAMPU :

      Membagi waktu kerja dengan keluarga

      Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / organisasi

      Menentukan arah dan tujuan perusahaan / organisasi

      Pandai menyimpan rahasia

      Siap full kontek dan ready to fight in every moument

      Dan lain-lain

TUGAS POKOK SEKRETARIS :

      Membantu pimpinan

      Menyiapkan agenda rapat

      Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan

      Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi

      Dan lain sebagainya

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS :

      Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak

      Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya

      Watak keras kepala dan menang sendiri

      Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain

      Dan lain sebagainya